La gestion des actifs numériques dans l'enseignement supérieur

Il faut une quantité importante de contenu pour tous les publics, les départements et les programmes des établissements d'enseignement supérieur. L'organisation et la gestion de ce vaste contenu peuvent s'avérer insurmontables. Toutefois, avec le digital asset management (DAM) ou gestion des actifs numériques, vous pouvez créer une bibliothèque consultable et partageable de photos, d'images, de documents, de vidéos et d'autres ressources créatives. Découvrez comment l'enseignement supérieur utilise la technologie DAM. Découvrez les nombreux avantages d'un système DAM pour les universités et pour l'enseignement supérieur dans son ensemble.

Exemples d'actifs numériques dans l'enseignement supérieur

Les universités ont souvent à gérer des contenus pour différentes facultés, disciplines, campus et autres, ce qui peut s'avérer incroyablement complexe. En outre, les différents départements ont souvent du personnel à temps partiel ou en alternance et qui n'est donc pas toujours disponible. Cette situation rend encore plus essentiels des processus clairs et cohérents et un emplacement facile d'accès pour les actifs de marque. Pensez à tous les actifs numériques gérés par les universités, notamment :

• Images : Photos de la faculté, images du campus, photos d'événements (par exemple, remise de diplômes, sports, etc.)
• Logos : Logos officiels de l'université (y compris ceux des équipes sportives), logos d'événements, logos d'associations d'anciens élèves
• Vidéos : Vidéos de marketing pour les futurs étudiants, événements sportifs diffusés en direct, présentations, conférences, symposiums
• Documents texte et PDF : Programmes de cours, matériel pédagogique, invitations à des manifestations d'anciens élèves, devoirs et autres supports d'enseignement.
• Supports marketing : Vidéos, brochures, contenu promotionnel sur les médias sociaux, contenu des e-mails
• Audio : Podcasts, conférences enregistrées, livres audio, interviews
• Documents de bibliothèque : E-books, articles et autres contenus numériques à la disposition des étudiants, du personnel et des enseignants 

Le digital asset management aide les universités à sécuriser leurs actifs numériques tout en les rendant facilement accessibles. Avec le DAM, chacun utilise la version approuvée la plus récente de chaque actif.

Quel est l'intérêt du DAM pour l'enseignement supérieur ?

De nombreuses raisons poussent les organisations - y compris les établissements d'enseignement - à utiliser une solution DAM. En tête de liste figurent les capacités suivantes :

• Organiser le contenu
• Rationaliser les workflows
• Protéger la marque 
• Permettre la gouvernance

Organiser le contenu

Besoin d'une photo de la mascotte de votre établissement ? Ou bien vous hésitez sur la version du logo à utiliser ? En l'absence d'une solution DAM, ces questions peuvent vous entraîner dans une course effrénée, avec avalanche de messages instantanés, fils de messagerie et recherches sur les serveurs pour tenter de mettre la main sur l'actif nécessaire.

Une plateforme DAM élimine la confusion et améliore l'organisation en servant de référentiel unique pour tous vos actifs numériques. Avec un système DAM, les enseignants et le personnel de votre établissement disposent d'une source unique de vérité. Ils peuvent facilement accéder à votre collection sans cesse croissante de fichiers mis à jour, approuvés et conformes à votre marque. Et parce que la technologie DAM aide à créer un workflow de métadonnées durable, aucun actif de valeur ne passe entre les mailles du filet.

Rationaliser les workflows

La recherche manuelle d'actifs numériques peut être frustrante, mais surtout chronophage. Parce qu'un système DAM apporte à votre université un plus grand contrôle sur vos ressources numériques, vous pouvez rationaliser la création de contenu et les mises à jour. Une plateforme DAM conserve toutes vos ressources approuvées en un seul endroit. Vos collaborateurs peuvent donc y accéder rapidement et en toute confiance et trouver ce dont ils ont besoin. Les équipes disposent également d'un processus clair pour l'utilisation des ressources. Elles n'ont plus à se demander quelles ressources peuvent être utilisées, à quel moment, et de quelle manière. 

Les outils DAM s'intègrent parfaitement à plusieurs autres solutions technologiques pour connecter votre contenu et promouvoir la cohérence de la marque sur tous les canaux. En regroupant vos technologies marketing (martech), vous permettez à vos équipes d'utiliser les outils avec lesquels elles sont familiarisées, tout en augmentant l'efficacité, en inspirant la collaboration et en réduisant les frictions dans les workflows.

Protéger votre marque

La diffusion d'une version erronée d'un communiqué de presse important ou l'utilisation dans la dernière brochure d'une image obsolète du Premier ministre peuvent non seulement générer de la confusion et de l'embarras, mais aussi entraîner de coûteuses corrections. Une solution DAM aide à protéger votre marque et à améliorer l'expérience  client (CX) avec des fonctionnalités telles que contrôle de versions, codes intégrés, accès sécurisé au contenu, et gestion des droits numériques (DRM). Cette solution vous permet également de créer et de distribuer des directives de marque pour une utilisation cohérente et conforme à la marque de tous vos actifs.

Mettre en place la gouvernance

Des centaines, voire des milliers d'employés, de professeurs, d'étudiants et d'autres utilisateurs accèdent à votre contenu à partir de différents endroits. Tous ont besoin d'un accès simple et sécurisé aux ressources numériques de l'université. Mais comment savoir qui a besoin de quoi et à quels fichiers et ressources un département ou une faculté spécifique doit pouvoir accéder ? 

Les fonctions de permission et de sécurité d'une plateforme DAM vous aident à mettre en place une gouvernance claire du site, garantissant aux utilisateurs autorisés l'accès aux fichiers dont ils ont besoin. Ces paramètres d'autorisation couvrent également les intégrations. Vous suivez et gérez l'utilisation des ressources de votre site DAM. Vous pouvez donc vérifier que ces ressources sont utilisées de manière conforme aux politiques et procédures de l'université. 

Pour commencer

Si vous cherchez un meilleur moyen de distribuer le contenu et d'accorder l'accès au contenu en toute sécurité à toutes les équipes et tous les canaux de l'université, il est peut-être temps d'envisager une solution DAM. Demandez, regardez ou cliquez sur une démo pour en savoir plus sur la façon dont  Acquia DAM peut vous aider à regrouper tous vos actifs numériques en un seul endroit organisé et facile à consulter. Vous pourrez ainsi gagner en efficacité, protéger votre marque et empêcher toute utilisation non autorisée de vos actifs.