Acquia DAM (Widen), avec les applications Assets, Insights, et Portals.
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Créée en 1935, l'entreprise Heaven Hill Brands est le sixième producteur et distributeur de spiritueux aux États-Unis. Comptant plus de 20 marques emblématiques, dont Evan Williams Bourbon, Elijah Craig Bourbon, Lunazul Tequila et Deep Eddy Vodka, la société expédie ses produits dans plus de 100 pays.
L'équipe commerciale et le vaste réseau de distributeurs d'Heaven Hill avaient besoin d'accéder à un contenu actualisé et approuvé afin de promouvoir et vendre les produits.
Avant qu'Heaven Hill ne dispose d'une plateforme de gestion des actifs numériques (DAM), tout son contenu marketing et commercial était enregistré sur un serveur local et partagé via un site FTP. Laura Crahan, responsable des services créatifs d'Heaven Hill, commente : « Aujourd’hui, lorsque nous faisons référence à l’ancien système FTP en place avant le système DAM, nous parlons du “Dinosaure”. »
Ce système ne comportait qu'un sous-ensemble des actifs. Il était difficile à utiliser, car il ne disposait d'aucune fonction de recherche. En outre, comme seul le service marketing pouvait y accéder, il était submergé de demandes d'images.
L'équipe marketing d’Heaven Hill savait que ce workflow ne s'adapterait pas à son rythme de croissance. Ils ont donc lancé un d'appel d'offres pour un système DAM et en 2017, ils ont finalement sélectionné et mis en œuvre Acquia DAM.
« Lors du processus d'appel d'offres, nous avons été impressionnés par le service client d'Acquia et c’est ce qui a déterminé notre choix », précise Laura.
Avec l'assistance d'Acquia, en particulier lors de la mise en œuvre, l'équipe IT d'Heaven Hill n'a pratiquement pas eu à intervenir pour rendre le système opérationnel. « Nous avons vraiment été très, très satisfaits de l'implication directe d'Acquia alors que nous nous préparions à lancer notre système. Il était clair qu'ils voulaient notre succès. »
Le système DAM d'Heaven Hill est rapidement devenu le seul référentiel de contenu pour les équipes internes du marketing et des ventes. Ils souhaitaient également partager une sélection de ces actifs avec leur réseau de distributeurs. Avec l'application Portals, ils peuvent désormais fournir un accès à ces fichiers via un lien, sans que ces utilisateurs aient à se connecter au système DAM.
« Lorsque nous avons lancé notre système DAM, nous nous sommes concentrés sur l'hébergement des actifs marketing actuels. Nous voulions que notre équipe commerciale interne puisse les visualiser, les télécharger et les partager facilement », explique Laura. « Nous avons rapidement compris que nos distributeurs bénéficieraient également de l'accès à un sous-ensemble de ces actifs. Pour chacune de nos marques, nous avons donc créé des portails auxquels ils peuvent accéder directement. »
Ces portails sont réellement appréciés par les commerciaux et les distributeurs d'Heaven Hill. À tel point qu’ils épinglent les URL sur l'écran d'accueil de leur mobile pour pouvoir y accéder directement lorsqu'ils sont sur le terrain avec les clients.
Heaven Hill a simplifié la maintenance de chaque portail grâce à la fonction de « galerie dynamique » qui met à jour le contenu en fonction des critères de recherche spécifiés. « Mon équipe n'a plus besoin de remplir les portails. Tout se fait automatiquement en fonction des termes de recherche que nous avons configurés. »
Peu de temps après la mise en œuvre d'Acquia DAM, Heaven Hill a migré ses actifs de vente et de marketing de son serveur local vers le système DAM. Encore récemment, ils continuaient à utiliser ce serveur pour d'autres contenus, tels que les créations et les fichiers historiques.
En vue de consolider les outils et de réduire les frais de stockage, ils souhaitaient éliminer ce serveur. Ils ont décidé de déplacer le reste du contenu vers le site DAM en créant un groupe d'actifs distinct nommé « Archive ».
C'est un gros projet. « Compte tenu de nos 85 ans d'histoire, nous avons beaucoup d'actifs. Ils nous aident à préserver le passé de notre entreprise », explique Laura. L'équipe marketing a commencé par éliminer les fichiers en double ou non essentiels. Ensuite, avec l'équipe Managed Services d'Acquia, ils vont faire migrer les actifs vers le système DAM et appliquer les métadonnées.
Une fois ce projet terminé, la totalité de leur contenu de marque, de marketing et d'archivage sera située dans un référentiel unique et recherchable. « Notre système DAM fournit un hub central pour les actifs, depuis les vidéos de communication interne jusqu'aux photos des collaborateurs et de nos installations. Ce système nous aide à coordonner nos différents sites. Il nous permet également de nous aligner sur nos objectifs d'entreprise », précise Laura.
La totalité du contenu étant stockée dans un référentiel unique et consultable, toutes les équipes et tous les partenaires savent où trouver les actifs actuels en quelques clics. Il n'est plus nécessaire de faire appel à l'équipe marketing pour les demandes de fichiers ou de partager des fichiers par e-mail ou par FTP. Cet accès simplifié a transformé la façon dont l'équipe marketing gère et distribue le contenu. « Il nous est difficile de nous souvenir de la façon dont nous opérions avant le système DAM », remarque Laura.
Acquia DAM a permis à Heaven Hill d'éliminer le serveur local utilisé auparavant pour stocker le contenu, de même que les frais de stockage et de maintenance associés. Les économies ainsi réalisées pourront être utilisées pour la création de nouveaux contenus, pour étendre l'utilisation du système DAM ou pour toute autre priorité marketing.
« Les actifs de notre système DAM représentent un contenu essentiel dont l'équipe commerciale a besoin pour développer notre activité », explique Laura. « Le système contient les fiches de vente qui montrent nos produits et leurs spécifications et jusqu'aux brochures générales qui présentent notre histoire et les arguments de vente spécifiques de nos marques. Tous ces actifs fournissent à notre équipe de vente les outils nécessaires pour vendre nos produits. » Grâce à un accès immédiat à ce contenu approuvé et actuel dans Acquia DAM, l'équipe commerciale d'Heaven Hill, peut mettre sur le marché de nouveaux produits en toute confiance et avec rapidité.
