DAM 管理者からよく聞かれる質問と専門家からのアドバイス

デジタルアセット管理（DAM）システムの購入を決定し導入することは、新しい旅の始まりに過ぎません。その過程で、会社の再編成、拡張、優先順位の変化など、さまざまなビジネス上の変化が起こるでしょう。これらはすべて、DAM の使用方法（または使用しない方法）に影響を与える可能性があります。

私たちアクイアのプロフェッショナルサービスチームは、お客様が DAM を導入するまでの道のりを共に歩み、その過程で直面する問題に対して手助けをしてきました。ここでは、私たちが遭遇した最も一般的な質問と、同じような状況にある組織に対して私たちが提供できるアドバイスを紹介します。

「新入社員です。どうしたら良いですか？」

多くの場合、企業で新しい DAM 管理者として採用された人は、すでにデジタルアセット管理の経験があり、DAM のコンセプトや製品の機能については、すでに熟知しているでしょう。しかし、彼らが知らないのは、受け継いだ特定の DAM システムがどのように設定されているのか、そして今後どのように管理していくのかということ。DAM の構成は非常にカスタマイズしやすいことが多いので、引き継いだばかりの新しい DAM は、彼らが慣れ親しんでいる構成とは全く異なる構成になっている可能性があるのです。

そのため、新しい DAM 管理者は、組織内のすべての主要なステークホルダーや主要なユーザーとつながり、DAM システムに対する社内の目標やビジョン、現在の構成が各チームのビジネスやユースケースをどのようにサポートしているかを知ることが重要です。社内のチームに、最初の DAM 導入時のリソースやドキュメントがあるかどうか、前管理者が管理していたガバナンスドキュメントがあるかどうかを聞いてみましょう。社内の異動が多かった場合、ある決定がなぜなされたのかについて、必ずしも詳細な情報を得られないことがあります。しかし、理由が分からなくても大丈夫です。あなたにできることは、前向きに考えること。ステークホルダーと再度連絡を取り、彼らの目標や、現在の構成が彼らのワークフローをサポートしているかどうかを尋ねてみましょう。もしかしたら、彼らにも変更があったかもしれません。ゼロから再評価する絶好の機会となるでしょう。

Acquia DAM の主なコンセプトや機能を学習中の DAM 管理者のために、Acquia Academy や Acquia DAM Community でリソースを提供しています。また、新任の管理者がすぐに使いこなせるようにするための管理者エンパワーメントセッションや、現在の DAM ソリューションのすべての構成と使用方法を包括的に理解し、新任の管理者が最大の成功を収めるための DAM サイト診断も提供しています。

「我々の DAM サイトはまさにカオス。どうすれば主導権を取り戻せますか？」

DAM システムは、可能な限り意図的で体系的にセットアップすることができますが、適切な監督とメンテナンス、またはワークフローの遵守がなければ、状況はあっという間に制御不能に陥る可能性があります。特定のユーザーに特定のことを許可する（あるいはむしろ許可しない）ユーザー権限を追加するなど、構成を再評価する時期かもしれません。

DAM システムで何が起こっているかを考えてみてください。明確なアセットライフサイクルやアーカイブポリシーがないために、アセットが溜まっていますか？あるいは、ポリシーはあるが守られていないませんか？いずれにせよ、DAM ガバナンスを正常に戻すことが重要です。一つの方法は、ワークショップや1対1のセッションで構成される DAM ガバナンスシリーズを通じて、望ましいワークフローとアセットライフサイクルをサポートするルールを確立し、そしてその確立されたルールを活用することで、DAM システムをコントロールし続けることができるよう改善することです。

「新しいユーザーグループをサポートするために DAM サイトを拡張するには？」

この質問は、新しいブランドや地域を網羅するために DAM サイトを拡張したり、より多くのマーケットにアセットを配布したい場合によく生じます。

まず最初にすべきことは、一歩下がって、新規および今のすべてのオーディエンスにどのようにサービスを提供するかという、より大きな戦略を検討することです。新しい市場、地域、またはパートナーは、あなたの DAM サイトにアクセスする必要があるのでしょうか？それとも彼らのニーズはキュレーションされたポータルのようなものでよいのでしょうか？

配信戦略が決まれば、内部ユーザー向けに DAM のセキュリティ構造を調整する必要があるかどうかがわかります。今、異なるコンテンツへのアクセスを必要とするユーザーグループがありますか？ユーザーがすべてのコンテンツにアクセスできても問題ないかもしれませんが、ダッシュボードにもう少し整理を加えて、最も関心のあるコンテンツに素早くナビゲートできるようにするほうが有益かもしれません。

配布やアクセスに関する決定にかかわらず、新しいタイプのアセットを追加すると、ほとんどの場合、メタデータの更新が必要になります。既存のメタデータのタイプ、フィールド、およびカテゴリ構造への追加は可能ですか？すでに確立されたフィールド（ブランド名など）に新しい値を追加する必要がありますか？あるいは、新しいアセットに関する重要な詳細は、すでに DAM で設定しているものとは大きく異なりますか？そのような場合、新たなメタデータタイプやメタデータの依存関係が、アップロードのワークフローをサポートできるかどうかを確認する必要があるでしょう。

このような難問に直面しているお客様にとって、新しいユースケースに基づいた最適な調整方法について、アクイアのエキスパートと共同で戦略を練ることができる、DAM サイト最適化プロジェクトは最適な方法でしょう。また、新しい設定の構築や、それに応じて既存のアセットやユーザーを確実にアップデートするためのサポートも提供しています。

「現在 M&A が進行中。DAM をどう組み合わせたら良いでしょうか？」

会社の再編成、合併、買収、またはその他のビジネスイベントによって、DAM システムを統合する必要が生じた場合、そのアプローチは、単に成長して既存の構造に追加する場合とは異なります。二つの確立された DAM サイトを統合し、異なる構造をパズルのピースのように組み合わせて、すべてのアセット、ユーザー、ワークフローをサポートする方法を考えなければならないのです。

これは、すべての要件を全体として考慮することができるように、一歩下がって、構成アプローチを新しく開始するのに最適なタイミングです。これまである DAM システムでうまくいっていたことが、他の DAM システムと統合すると不可能になるかもしれません。何が共有可能で、何が異なる必要があるのかを把握することは、良い出発点でしょう。例えば、ユーザーは新しい、あるいはこれまでとは異なるアセットを見る必要がありますか？ブランドや製品を社内で統合している場合、組織や階層が異なるため、メタデータ構造を考慮する必要がありますか？

すでに重複がある分野に注意を払うことは、新旧両方の利害関係者にとって有効なセキュリティと検索の構造を決定するための絶好の機会になるでしょう。

この時期は、スケジュールを見直したり、ガバナンスに関する文書を作成したりするのに良い時期でもあるでしょう。

アクイアは、サイトの最適化プロジェクトとアセットの移行やメタデータのインポートを組み合わせることで、DAM の統合シナリオをお手伝いします。これは、すべてのアセットとユーザーを一つの共有 DAM 環境に取り込む効率的な方法です。

「インテグレーションについて考える必要がありますか？」

同じ情報を別々のシステムで管理することに時間とリソースを費やしていませんか？同じアセットを複数のシステムに手作業でアップロードしていませんか？これらの質問のいずれかの答えが「はい」である場合、時間、コスト、リソースを節約し、DAM を唯一の情報源として真に機能させるために、マーテクスタック全体で DAM の役割を拡大することを検討する好機です。

DAM と統合したいシステムは決まっているが、戦略的なアプローチで優先順位をつけ、計画を立てたいと考えているかもしれません。もしかしたら、まだ「API」や「統合」という言葉を Google で検索していて、何から始めたらいいのかよくわからないかもしれません。いずれにせよ、インテグレーションについてどのように考えるべきか、どのような価値を組織に付加するのかについて詳しく知りたい DAM 管理者にとって、DAM エコシステム設計エンゲージメントは最適な出発点だと言えます。アクイアのエキスパートと一緒に行動計画を立てることで、将来的に技術チームと協力して、統合構築をできるだけスムーズに行えるように準備することができるでしょう。

これからどこへ向かうべきか

上記のような課題を抱えている場合、決してあなただけではありません。DAM の監査やアセットの移行、戦略ワークショップの実施、DAM の完全な最適化など、これまでにご紹介したヒントや DAM コミュニティからの支援に加え、アクイアチームに何でもご相談ください。具体的な DAM の課題については、ぜひこちらより私たちのチームにご相談ください。