バリアンはフォーチュン500の企業であり、放射線腫瘍治療のソフトウェアとハードウェアを提供する企業です。
バリアンは、画像処理およびがん治療の技術やサービスを幅広く取り揃え、単一の統一企業として提供しているため、膨大な数のマーケティング資料、写真、ビデオ、PowerPointプレゼンテーションなどを効果的に管理する必要がありました。
バリアンは、アメリカ、アジア、ヨーロッパを含む世界中のチームやベンダーとマーケティング資料や販売資料を共有しており、資産の整理やダウンロードの監視が可能なデジタル資産管理プラットフォームが必要でした。
バリアンは、すべてのデジタルを一元管理する場所としてAcquia DAMを導入しました。「当社のすべてのブランドアセットを一元的に管理できるため、複数の場所やリポジトリから探す必要がありません。パンフレット、仕様書、ケーススタディ、写真など、毎日使う資産をDAMシステムで入手するように促しています」と、バリアンのデジタル資産・グラフィック担当プロジェクトマネージャーであるサンドラ・デ・ビアシは述べています。
会社のリブランディング後、バリアンはコンテンツの利用状況を追跡するようになりました。「DAMシステムを採用しているかどうかを確認したかったので、DAMシステムから資産がダウンロードされているかどうか、どこでダウンロードされているかを監視していました。」バリアンのDAMシステムには、リブランディングのための新しいブランドファイル、ケーススタディ、技術仕様書など、世界中に簡単に公開したくない多くの機密情報が含まれていました。
Acquia DAMのInsightsアドオンを使ってユーザーごとのダウンロードを追跡していたDe Biasi氏は、異常に気付き、すぐに何かがおかしいと気づきました。「私は30日単位で、誰がどれだけの資産をダウンロードしたかを監視していました。ある週末、月曜日の朝に出社すると、ダウンロードデータが急激に増えていることに気づきました。ある人が1,900件以上のアセットをダウンロードしていたのです。これはすぐに赤信号が立ちました。当時、DAMシステムには2,200のアセットしかありませんでしたし、1つのプロジェクトにこれだけのアセットが必要な人はいません」。
インサイトは、De Biasi氏に適切な対応を迅速に行うために必要な情報を提供しました。彼女は、ユーザーが誰であるかを特定し、そのアクセス権を失効させ、何が起こっているかを調査することができました。
「Insightsはタイムスタンプを提供するので、ユーザーがいつ資産をダウンロードし始めたか、またその数を確認することができました。日曜日と月曜日の朝、4時間の間に、彼らは1,900以上のアセットをダウンロードしました。これは、意図的なダウンロード違反と思われます。また、ベンダーであること、中国でアセットがダウンロードされていることも確認できました。彼らが私たちの営業時間外に作業していたことも、懸念材料でした。さらに、「このユーザーは外部のベンダーで、通常、特定のプロジェクトに必要なものしかダウンロードしていないことがわかりました。1,900のアセットは、特定のプロジェクトのためのものではないことがわかりました。」
Acquia DAMの分析レポートがバリアンに潜在的な問題を警告したおかげで、同社は迅速かつ決定的な行動を取ることができました。
"収益 "という大きな損失を回避することができました。つまり、私たちはこれらの資産に多大な費用を支払っているのです。私たちと一緒に仕事をしているベンダーは、私たちのソースファイルにアクセスできるので、基本的には、私たちが支払ったすべての情報を使って、独自のブランド資産を作成するための青写真です。私たちは、彼らが奪おうとしたのは数十万ドルのアセットであると判断しました」とDe Biasi氏は説明します。
バリアンは、Insights レポートを利用して、適切なユーザーだけが特定のリソースにアクセスできるようにすることもできました。「新しいフォントパッケージのライセンスを購入する必要がありましたが、ライセンスは限られており、当社またはそのグループのために新しいアセットを作成する人だけが使用できるような設定が必要でした。そのため、フォントの使用を許可されたすべての人を確認できるような形で、フォントパッケージを許可しました」と彼女は言います。
De Biasi氏は、Acquia DAMのおかげで、チームが苦労して作成したデジタル資産をより効果的に保護できるようになったことを高く評価しています。「コンテンツ分析は、とても貴重なものです！今は必要ないと思うかもしれませんが、これは良い習慣です。これはあなたの知的財産ですから、誰が使っているのか保護し、監視したいものです。いつ何が起こるかわからないのですから」と、彼女は締めくくりました。
