サンフランシスコ国際空港

クライアント

サンフランシスコ国際空港（SFO）は、カリフォルニア州で2番目、全米で7番目に利用者の多い空港です。

背景

サンフランシスコ国際空港（SFO）は、クリエイティブファイルから従業員の写真まで、すべてのマーケティングアセットを保存・整理するために、デジタルアセット管理（DAM）プラットフォームAcquia DAMを導入しました。Acquia DAMを導入する際、SFOチームはメタデータの構造を作成し、インターンチームを編成してアセットをアップロードしました。

課題

SFOには、DAMシステムのガバナンスポリシー、アーカイブ戦略、指定サイト管理者がいなかった。さらに、アップローダーは意味のあるメタデータを作成するために必要な組織的知識が不足していたため、メタデータの値に一貫性がなかったり、不完全だったりしました。その結果、SFOのDAMシステムは非効率的で、従業員はほとんど利用していませんでした。 

ソリューション

6年間、非効率的で効果のないDAMシステムに悩まされていたSFOは、DAMサイト全体のオーバーホールに着手し、十分に活用されていなかったプラットフォームを、組織内外で不可欠なツールに変えました。

SFOのブランドマネージャーであるロビン・ブラウンは、SFOのDAMシステムをオーバーホールすることは並大抵のことではないと理解していました。「私はグラフィックデザイナーでありブランドマネージャーですが、デジタルライブラリーを管理した経験はありませんでした。しかし、私はチャレンジが大好きで、SFOのメディアライブラリのオーバーホールは大きなチャレンジでした。」

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「当時、私たちのデジタルメディアはDAMのあちこちにありました。いくつかのアセットはAcquia DAMの中にありましたが、メタデータが不安定で、他のアセットは共有ドライブ、プライベートドライブ、カメラのメモリードライブなどに散らばっていました。私たちは、アセットの発掘と再構築のためにチームを結成しました。彼女と彼女のチームは、オーバーホール計画を一歩ずつ実行しました。」

リソースのレバレッジ

ブラウンと彼女のチームは、ブログ、トレーニング・ビデオ、その他のサポート・リソースなど、DAMのリソースを集めることからオーバーホールプロジェクトをスタートさせました。

社内からのフィードバックを募る

SFOはその後、DAMシステムが様々なワークフローをサポートするように設計されていることを確認するために、ユーザーからのフィードバックを集めた。「ミーティングやフォーカスグループを開催し、ユーザーやステークホルダーを調査した後、戦略を立てました」とブラウンは語っています。

ガバナンスプランの作成

ガバナンスも注意が必要な分野であることを理解していたブラウン氏と彼女のチームは、DAMシステムの存在理由を説明し、その管理と使用方法を管理するガバナンス文書を作成しました。このガイドとなる情報は、現在そして将来にわたって、DAMプロセス全体の一貫性を生み出します。ブラウン氏と彼女のチームは、この文書を 「DAMバイブル 」と呼んでいます。

メタデータスキーマの更新

ブラウン氏のチームは、既存のメタデータ構造も評価し、新しいフィールドや用語を含むように更新した。ユーザーからのフィードバックは、好みの検索用語を特定するのに役立ち、ブラウン氏のチームはこの用語をDAMシステムのメタデータフィールドと統制語彙に反映させました。

コンテンツ監査の実施

ブラウン氏と彼女のチームは、既存のDAMシステム内のコンテンツの体系的なレビューを実施し、時代遅れのコンテンツ、ブランド外のコンテンツ、または単に不要になったコンテンツを特定した。「タグ付けされていない20,000のアセットをアーカイブアセットグループに移動し、まっさらな状態にしました。そして、残しておきたいアセットには再タグを付け、不要になったアセットを廃棄するプロセスを開始しました。」

ブランドの適用

DAMサイトを組織の一部としてブランディングすることで、ユーザーは確実にシステムに接続し、利用し続けることができます。ブラウンは、SFOのビジュアル・アイデンティティをログイン・ページとダッシュボードに適用しました。「SFOの象徴的な画像とSFOのブランディングを使った新しいログインページができました。そして、スポットライト・コレクションとブランドアセットを強調する新しいメッセージとカスタム・グラフィックを使った 「DAM good 」ダッシュボードを作りました。新しい外観は、ログインしたときに受ける印象を完全に変えました。この1つの変更が、私たちのイメージに最も大きな影響を与えました」と、ブラウン氏は話してくれました。

ユーザー体験の向上

ユーザー・エクスペリエンスを効率化するため、ブラウンと彼女のチームはサイトの2つの機能コンポーネントを更新しました。1つ目は、シングルサインオン（SSO）の追加です。「社員がDAMに簡単にアクセスできるようにするためです。以前は私たちを見つけられなかったチームメンバーも、画像やビデオに素早く簡単にアクセスできるようになりました。

2つ目の変更は、アセットをダウンロードまたは共有する際にファイルタイプを変更するオプションである変換フォーマットの更新です。「私たちは変換フォーマットを刷新しました。どちらの更新も、プラットフォームをより使いやすくしました。

ユーザーのトレーニング

さらに、ブラウン氏はトレーニング資料を作成し、SFOの新入社員のオンボーディングプロセスの一部となっています。トレーニング・リソースはDAMプラットフォームに格納され、システムの使用について質問がある人や再教育が必要な人は誰でも利用できます。 

継続的な意識向上

ブラウン氏のチームは、人々がDAMシステムの価値を理解し、それを使用するためには、継続的な意識向上努力が必要であることに気がつきました。彼らは、DAMをユーザーの記憶に留めておくためのクリエイティブな方法を見つけました。私たちは、新しいアセットがアップロードされる日として 「アップロードフライデー 」を制定しました。SFOはまた、イントラネット上で、サクセスストーリーやコンテストなどを通じてDAMサイトを宣伝しています。その結果、社内のログインとダウンロードのアクティビティは、着実に増加傾向にあります。

ロードマップの作成

ブラウンは、効果的なサイトのオーバーホール戦略には、継続的な改善計画が含まれていなければならないことを知っていました。「正しい方向へ導き、集中力を維持するために、ロードマップを作成しました。現在、管理チームは定期的にミーティングを開き、SFOのメディア・ライブラリーをSFOのデジタル資料にアクセスできる唯一の場所であり続けるにはどうすればいいか、ブレインストーミングを行っています。

結果

何カ月にも及ぶ熟慮と集中的な努力の結果、チームの苦労は報われた。SFOが新ターミナル、ハーヴェイ・ミルク・ターミナル1をオープンしたとき、ブラウンは「初めて、オープンに先駆けてメディアやマーケティング会社と資産を共有する準備が完全に整いました」と語りました。

「私たちは、メディアや国際的なマーケティング・パートナーのために、写真やビデオの厳選されたコレクションを作りました。キャッチアップして慌てふためくのではなく、オープン前に考え抜かれたコレクションを提供したのです。チームメンバー、関係者、メディアは、新しいターミナルを紹介するために必要な写真やビデオにアクセスすることができました。

成功の指標

DAMのオーバーホールが成功したことを示す指標もあります。最もダウンロードされたアセットのトップ10は、オープニングのためにキュレーションされたコレクションからのものであり、一般的なユーザーアクティビティはオーバーホール前よりも大幅に増加しています。「2018年7月から2019年にかけてダウンロード数は498％増加し、ユーザー数も12％増加しました」とブラウンは説明します。

将来を見据えて、ブラウンとチームは引き続きメタデータアプリケーションを戦略の大きな部分として優先させ、ポータルを利用する可能性の模索を始める予定です。しかし、その一方で、彼女と彼女のチームは、関係者がDAMサイトから必要なものを見つけることができるという肯定的なフィードバックを常に受け取っています。「オーバーホールは大変でしたが、その価値はありました！DAMは面白い旅でしたし、まだ終わっていません！」と彼女は締めくくりました。